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成功會議決于會址的選擇

會議資訊 廈門國旅2016-04-26 15:40

需要做些什么?    

    選擇一個能讓會議組織者和與會者都能滿意的會議場所非常重要,面對眾多的場所,到底怎樣去選擇呢?

1.列出可供選擇的清單

    必須制作一個會議場所清單表,清單表上需注明會議要求的所有重要條件。如果清單設計的合理,表明了酒店的條件好壞,將大大便于各個場所的比較和選擇。

2.選擇合適類型的場所

    選擇適合的會議場所,必須依據當地可提供的會議資源狀況及該會議的程序、預計的與會人數、與會人員的背景情況,以及最重要的會議目的、目標和與會者的偏好等因素綜合考慮。

酒店:(按類型劃分)

商務型酒店:

     這類酒店無論在外部設計,還是在內部裝修,以及可提供的先進通訊工具、適合會務的商用場地上(有特定的商務樓層),一般都充分體現了現代商務高效、快捷的內涵。酒店既能接待小型會議也能接待大型會議,有一個或多個多功能廳,24小時全天候辦公,有較強的服務能力,此外還有多個中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設施。

度假型酒店:

    這類酒店一般建在旅游勝地或海邊,外部設計、園林規劃、內部裝修都充分體現了當地特色,集休閑、娛樂于一體。同時隨著社會的發展,度假型酒店也能提供相應的會議設施、美食和各種代表地方和季節特色的活動,這些無疑大大方便了會議單位。

(按地點劃分)

位于市中心:

    在選擇位于市中心的酒店時需考慮酒店與機場距離(包括交通是否擁擠)。如果與會者來自國內或本地區,那么選擇這樣的酒店是明智的?;嵋槌锘咭話閬不堆≡裎揮誒硐氳某鞘欣鍇疑枋┖凸δ芷肴氖兄行木頻?,這樣與會者的隨行家屬便有很多活動可做。

位于市郊:

    對于當地可驅車前往的與會者來說,這類酒店是大受歡迎的。

3. 會議類型與場所的搭配

# 舉辦培訓活動的最佳環境是能提供專門工作人員和專門設施的成人教育場所(公司的專業培訓中心或旅游勝地的培訓點)。

# 研究和開發會議需要有利于沉思默想、靈感涌現的環境(培訓中心或其他寧靜場所最為適合)。

# 重大的獎利、表彰型會議一定要有檔次,要引人入勝,會議的目的是對杰出表現予以獎勵。

# 對于交易會和新產品展示會,需要選擇有展廳的場所,還要求到達會場幾所在城市的交通必須便利。

4.現場參觀注意事宜

    在考慮去做現場參觀之前,先檢查一下是否已具備了前提條件:

# 報價方接受和同意會議名細表中各項事宜;

# 報價房應是后選名單中較好的一個;

# 對報價方擬訂的合同條款基本接受。

5.親臨現場實地考察

    對于親臨現場進行考察應注意以下五點:

# 會見能做決策的人。這樣有利以后解決可能出現的交易問題;

# 只要可能,一定要在對方建議的日期去進行參觀。最好不要在酒店客滿時去參觀,因為這會使酒店產生直接費用;

# 不要出于個人原因再次參觀酒店;不要隨帶家屬同行;

# 想一想是以一個普通客人身份不宣而至以檢查酒店對客人的接待情況為好還是事先通知酒店以貴賓身份前往以檢查酒店是如何接待貴賓的;

# 考慮另一家酒店作為“備選”。

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